Después de leer mis comentarios a su ejercicio, Álex, una alumna encantadora del curso de Gestión de proyectos editoriales, me escribía esta mañana: “María, por Dios, ¿cómo se me pasó un error así? ¡Me doy cabezazos contra la pared!”. Los cabezazos contra la pared tienden a ser una cosa molesta, por eso vamos a adelantaros los cinco errores que más daño hacen a la gestión de proyectos editoriales… y a nuestras cabecitas gestoras.
- Pensar que si vamos un poco más allá de los objetivos del proyecto habremos realizado un trabajo mejor. Creemos que sorprender a nuestros superiores o clientes con ese pequeño extra que no se incluyó en la definición del proyecto nos colocará en una buena posición; sin embargo, estaremos comprometiendo los objetivos reales y sentando un precedente peligroso. Alégrate, no necesitas (¡y no debes!) hacer más esfuerzo que el que requiere el alcance del proyecto; eso sí, el trabajo requerido debe resultar impecable.
- Aceptar la gestión de un proyecto cuyo plazo de entrega o presupuesto sabemos que es insuficiente. Tendemos a pensar que nuestros clientes o superiores calcularon con criterio, que si se han equivocado habrá una ocasión para renegociar estas condiciones, que comprenderán nuestros argumentos y que resolverán la escasez de tiempo o de recursos económicos. Las negociaciones, sin embargo, debemos realizarlas siempre antes de comprometer nuestra palabra, porque incluso el cliente o superior más razonable recibirá de mala gana cualquier solicitud que empiece por “necesitaría más…”.
- Infravalorar los riesgos del proyecto. El optimismo es mal compañero en la planificación de proyectos. Para algunas actividades de la vida cotidiana nos resulta intuitivo considerar los riesgos, lo hacemos por ejemplo cuando programamos dos despertadores el día que tenemos una entrevista de trabajo y cada vez que reservamos mesa en un restaurante. Al gestionar un proyecto debemos también darnos márgenes de seguridad en los tiempos, en las partidas presupuestarias, en el equipo humano del que nos rodeamos o en los recursos tecnológicos.
- Para no dar guerra a nuestros compañeros o clientes, o para no evidenciar nuestras carencias, callarnos esa duda que tan bien sabrían resolvernos. Una pregunta planteada en el momento oportuno puede determinar el éxito de un proyecto, ahorrar una cantidad importante de tiempo de gestión y, además, ayudar a fortalecer vínculos con el equipo. Cada vez que tratamos de adivinar actuamos contra el interés del proyecto.
- Dar por hecho que nuestros colaboradores saben que su trabajo ha cumplido nuestras expectativas. Puede no parecernos crucial en el momento de cerrar un proyecto o una fase comunicar a los profesionales involucrados que su desempeño ha sido satisfactorio, pero ¿no resulta una inversión de tiempo interesante para los proyectos futuros? Ofrecer este tipo de orientación no solo refuerza la motivación de los miembros del equipo, contribuye a crear lazos en un sector en el que con frecuencia trabajamos a cientos de kilómetros unos de otros.
En el curso de Gestión de Proyectos Editoriales te animamos a aprovechar los casos prácticos para cometer estos cinco errores y muchos otros, porque nos gusta revisarlos contigo, desmenuzarlos, reírnos de nuestros despistes y asegurarnos de que no volverán a ocurrir.
Álex, no sufras, te aseguro que nos ha pasado a todos 😉
Este artículo tiene una segunda parte: «Por qué el ‘más por menos’ no funciona en la Gestión de proyectos». De Beatriz Abad.
