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30/09/2016

Por qué el 'más por menos' no funciona en la gestión de proyectos

Siguiendo el tema que inició María Varela con su artículo «Cinco errores clave en la gestión de proyectos editoriales», quiero daros algunas impresiones que he podido recopilar a lo largo de este año de trabajo en CÁLAMO&CRAN y me voy a centrar, por el momento, en el primer «error» del que hablaba María.

Vamos allá: querer dar más no significa más en la gestión de proyectos. Una regla básica en este oficio es no intentar darle n+1 al cliente que solo pide n. Por favor, no pienses por ello que eres conformista o perezoso, todo lo contrario: cuanto más te ajustes a lo pactado con el cliente, mejor será tu trabajo. Aquí van algunos motivos que justifican ceñirte al contenido del proyecto (y solo al contenido del proyecto):

1. El presupuesto. Si ofreces al cliente más de lo que te solicita, obligarás a tus colaboradores (y a ti mismo) a invertir mucho más tiempo en ese proyecto. Tiempo es dinero, todos lo sabemos. Como gestor del proyecto, tu labor consiste en optimizar los recursos de los que dispones, y estos siempre son limitados. Si no compensas económicamente a esos colaboradores a los que pides un sobreesfuerzo, si les exiges más de lo especificado en la hoja de pedido, lo más probable es que queden descontentos contigo y que la próxima vez no den prioridad a tus encargos. Y para un gestor de proyectos contar con un equipo de buenos profesionales, responsables e implicados, no tiene precio.

2. El plazo. Por ese afán de añadir extras puedes poder en peligro algo verdaderamente sagrado en la gestión de proyectos: cumplir con los plazos establecidos. Recuerda que el proyecto tiene un principio y un final bien definidos. Sumar tareas innecesarias puede implicar retrasos.

3. Puedes cometer errores. Las suposiciones, ese pantanoso mundo de los «creo que» es verdaderamente resbaladizo. En tu afán de satisfacer al cliente o de fidelizarlo, tal vez estés cometiendo el error de ofrecerle algo que no ha pedido y que no necesita. Y lo peor de todo: puedes descuidar aquello que sí ha contratado y que verdaderamente necesita.

4. O descuidar otros trabajos. Como gestor o project manager trabajarás para varios clientes y tendrás siempre varios proyectos entre manos. Dedicarle más tiempo del previsto a uno supone escatimárselo a otro.

5.  Estás sentando un mal precedente. Si cada vez ofreces más servicios sin revisar el presupuesto (el famoso más por menos), la situación llegará a ser insostenible; la calidad, inevitablemente, se resentirá, y los trabajos resultarán mediocres y poco (o nada) rentables. Para evitar estas situaciones, resulta fundamental establecer con el cliente desde el principio y de forma clara las tareas a realizar.

6. Menos margen para imprevistos. Lo ideal es que, en el desarrollo del proyecto, no surjan contratiempos, pero el día a día nos enseña que estos surgen muy a menudo, y hay que gestionarlos eficazmente. Los posibles imprevistos se cuentan por docenas: el cliente no entrega los materiales a tiempo, un colaborador se pone enfermo y hay que reemplazarlo por otro, surge en el momento de la entrega algún problema informático, un traductor que se ha comprometido con un trabajo de repente «nos deja colgados», el cierre del proyecto se retrasa porque falta la validación de algún comité o experto, nos programan una reunión de última hora a la que debemos acudir… Por eso, cumplir con los objetivos del proyecto supone ya, en la mayoría de los casos, una gran labor de organización, gestión y motivación. Pretender abarcar más puede alejarnos de nuestro objetivo.

7. Un trabajo bien hecho se recuerda. Por eso, no intentes abarcar más tareas y objetivos que los establecidos y acordados con el cliente: hay que concentrarse en los servicios contratados para entregar un trabajo de máxima calidad.

8. Aporta soluciones, no crees problemas. Un cliente volverá a contar contigo si has llevado a cabo con éxito el proyecto que te ha encomendado. Pero si te empeñas en «adentrarte en el más allá», puedes acabar resultando intrusivo, molesto o poco resolutivo.

9. Aprende de tus errores. Inevitablemente, los gestores de proyectos, incluso los mejores, también se equivocan alguna vez. ¡Nadie es perfecto! Lo importante es no cometer el mismo error dos veces.

Los gestores de proyectos editoriales queremos para nuestros clientes lo mejor: una buena traducción, un libro cuidadosamente editado, una maqueta funcional y elegante, un informe de lectura exhaustivo, un diseño atractivo de sus materiales profesionales… El mejor de los n posibles. Ni más ni menos.

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Sara CrespoDirectora de proyectos
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