El reto: hablar claro cuando te juegas la confianza

En seguros, cada palabra importa. Las cláusulas, los anexos, las notificaciones… todo tiene que ser comprensible a la primera. Nuestro cliente —una gran aseguradora con presencia internacional— nos pidió algo tan ambicioso como necesario: implantar un modelo de comunicación clara en todas sus comunicaciones escritas con clientes, mejorando comprensión, transparencia y eficacia, y reduciendo errores y malentendidos. Querían método, medición y, sobre todo, impacto en la experiencia del cliente.

En paralelo, el calendario apremiaba: la European Accessibility Act (EAA), la Directiva (UE) 2019/882, comenzó a aplicarse el 28 de junio de 2025, marcando requisitos comunes de accesibilidad para productos y servicios en toda la UE. Para las aseguradoras, esto implica que documentos, plataformas y servicios sean accesibles y comprensibles para cualquier persona. La propia Comisión Europea resume el objetivo: reglas comunes, más oportunidades de mercado y una mejor experiencia para las personas usuarias.

Objetivos del cliente: claridad, cumplimiento y negocio

Con el foco en siempre en sus clientes, la compañía de seguros nos requería:

Diseñar una guía de comunicación clara como referente corporativo.
Formar a áreas de negocio y producto para utilizar el Lenguaje claro en su día a día.
Acompañar la implantación: revisar documentos reales, justificar cambios y dejar criterios replicables. Una vez finalizase la colaboración, los equipos debe ser autónomos a la hora de redactar claro y de acuerdo a la norma.
Cumplir la EAA y, de paso, mejorar KPIs: menos reclamaciones, menos consultas y más confianza (sí, también más conversión).

Los retos que aceptamos (con una sonrisa, y un plan)

Unificar tono y estructura en un ecosistema enorme de textos (pólizas, cartas, correos, notificaciones, FAQs, app…).
Equilibrar claridad y rigor legal: ningún ajuste puede comprometer la seguridad jurídica.
Acelerar el cambio cultural: transformar hábitos de redacción en equipos diversos y con agendas ajustadas.

La solución Cálamo & Cran: guía + formación + acompañamiento (y métricas)

Diseñamos un proyecto en tres fases para asegurar adopción real y medible:

Fase 1 — Guía de Comunicación Clara

Creamos un documento práctico y personalizado: principios de Lenguaje claro, recomendaciones por tipo de texto (cartas, correos, pólizas, notificaciones), buenas prácticas de estructura y léxico, jerarquía visual y diseño; además, comparativas “antes/después” para que nadie se pierda en la teoría. Validamos la guía con el equipo del cliente para asegurar encaje con tono de voz y cumpliese con el departamento legal.

Ahora cuentan con una guía corporativa aprobada por diferentes departamentos fácil de seguir para sus trabajadores y trabajadoras.

Fase 2 — Formación In Company

Preparamos sesiones por áreas (presenciales/virtuales) con casos reales, dinámicas y resolución de dudas. El objetivo era claro: pretendíamos llevar el método de redacción a la operativa diaria y que cada equipo se viera capaz de reescribir con criterio y defender cambios ante los departamentos de negocio y de legal.

Ahora cuentan con materiales formativos que pueden reutilizar tantas veces como necesiten cada vez que redactan.

Fase 3 — Acompañamiento a la implantación

En esta última fase, seleccionamos documentos prioritarios y convocamos reuniones de alineamiento para la revisión y reescritura. Todos los cambios estaban justificados. Por último, entregamos las recomendaciones considerabas por cada tipo de documento y medimos los resultados con un informe de progreso con los resultados obtenidos y una vista al futuro con los objetivos a corto plazo.

La comunicación interna de los departamentos tiene los criterios de lenguaje claro consolidados y capacidad para escalar.

El equipo especialista que empujó el cambio

El proyecto estuvo liderado por un equipo multidisciplinar con experiencia en Lenguaje claro, edición y formación corporativa:

Coordinación de proyecto: planificación, interlocución y seguimiento.
Especialista en lenguaje claro: creación de contenidos, revisión y diseño de la guía.
Formación senior: impartición y adaptación a cada área.
Edición/Corrección: apoyo en la adecuación a estándares definidos.

Además, Cálamo & Cran es referencia europea en Lenguaje claro y la primera empresa española reconocida como embajadora de Lenguaje claro por PLAIN, con un historial que combina excelencia lingüística, visión estratégica y conocimiento normativo.
Y por si preguntas “¿quién lo avala?”: Antonio Martín, CEO de Cálamo & Cran, es además el embajador de PLAIN en España, la organización europea pionera en lenguaje claro.

Resultados: claridad que se nota (en la bandeja y en la cuenta de resultados)

Comprensión al alza: textos más directos, con jerarquías claras y terminología consistente.
Menos fricción: bajan las consultas y reclamaciones vinculadas a dudas de redacción, ambigüedades o textos difíciles.
Alineamiento legal sin perder humanidad: claridad + validez jurídica.
Productividad y coherencia: método común entre áreas, plantillas reutilizables y tiempos de respuesta más ágiles.
Cumplimiento EAA: comunicaciones más inclusivas y accesibles, alineadas con la normativa europea y con beneficios sociales evidentes.

¿Por qué importa la EAA también al negocio?

La EAA armoniza requisitos en la UE, reduce barreras y abre mercado para productos y servicios accesibles. No es solo “cumplir para evitar sanciones”: es mejor usabilidad = mejor conversión y reputación reforzada. En un sector donde la confianza lo es todo, explicar bien es tan rentable como imprescindible.

Una colaboración fluida, ágil y muy satisfactoria

El trabajo con la aseguradora fue constante y colaborativo: validaciones rápidas, iteraciones ágiles y un enfoque práctico que permitió ver logros inmediatos o pequeñas victorias en muy poco tiempo. Sí, hubo debate (¡bienvenido!), pero siempre orientado a resultados: textos que la gente entiende a la primera y equipos que se sienten dueños de la nueva norma.

Cálamo & Cran, tu socio en Lenguaje claro

Llevamos más de 25 años formando y acompañando a organizaciones para que su comunicación sea clara, accesible y rentable. Nuestro enfoque combina guía + formación + acompañamiento con medición del impacto. Y sí: #meencantamitrabajo (se nota, ¿verdad?).

Confidencialidad y confianza

En Cálamo & Cran respetamos de forma escrupulosa la confidencialidad de todos nuestros clientes. Por eso, en nuestros casos de éxito no revelamos nombres propios. Lo que sí podemos decir es que hemos trabajado con grandes entidades financieras, aseguradoras, utilities y administraciones públicas en España y Europa. La confianza, la discreción y la calidad son siempre nuestra mejor carta de presentación.